書き起こしと解析で商談の確認工数が50%以下に
株式会社ユーザベース様のサクセスストーリー
freee株式会社様は、freee会計 / freee人事労務を軸にスモールビジネスを対象とした統合型クラウドERPを提供しています。
freee会計を主軸としていましたが、freee人事労務をさらに注力し、主力プロダクトとしていくことなりました。その中でHR事業部が立ち上がりました。HR事業部の立ち上げで、営業人材の確保・育成が急務となる中で、どのように組織を作り上げていったのか・どのように商談録画を活用していったのかfreee株式会社のHR事業部営業企画に所属する小口様とAEの吉田様にお伺いしました。
freee株式会社はfreee会計、freee人事労務、freee販売という3本柱でスモールビジネスを対象とした統合型経営プラットフォームを提供しています。
2021年より、それまで主力だったfreee会計に加えてfreee人事労務を2本目の柱として注力し始め、そのタイミングでHR事業部が立ち上がりました。
立ち上がったばかりの部署なので、営業人材が少なく、採用と育成が急務でした。
そのような中で、私は営業企画として、「営業社員の立ち上がり」と「生産性の向上」をミッションとして取り組んでいます。
その時の課題としては、私自身も時間が取れないというところはもちろん、マネージャーが自分の商談をこなしながら、教育に時間割いていたので、全部の商談に同席してフィードバックすることが難しく、フィードバックの質が下がっていました。
そこでマネージャーの支援と効率的な育成ということが求められており、商談に同席せずともフィードバックができることと、メンバー自身がツールを使ってセルフマネージメントや振り返りができるようにしたかったのです。
そうすると、商談の文字起こしができるツールはいいなと感じました。
実際にトライアルをやってみて、すごくUIがシンプルで誰にでも使いやすいと思いました。それはマネージャーもだし、やはりメンバーが振り返りを自分でできるようになるという観点だと、メンバー自身がどう使いこなせるかというところも重要だと思うので、UIがシンプルで分かりやすいのは魅力的なポイントでした。
また、他社のツールと比較してよかった点は、『ライブラリー機能』です。
動画がたくさんあると探すのに時間がかかるので、「こういうケースには、このライブラリーからこの動画を見よう」といったように、商談データの整理ができ、すぐ検索できることも良かったポイントの一つです。
ハードルはそこまでなかったです。
基本的に自動で録画ができて、格納ができるということ自体がすごく良かったです。
自動録画がないと、まずは営業から動画を確保、格納するまでにすごい時間が掛かり、そこから実際に使うという利用が浸透するまでさらに時間がかかる状況になっていたと思います。
アンプトークだと、Zoomと連携して、自動で録画・保存されるので営業が何か特別なことをせずとも自動でアップロードされるので手間が増えることもなかったので、ハードルが低かったです。他に、Microsoft teamsやGoogle meetも同様です。
そのため導入してすぐに次のステップとして、“フィードバックをどう増やすか”といった使い方・定着に向けて施策を考えていくことができました。
私たちは、社内で週一回ハイパフォーマーの商談を共有する「ベストーク」、先輩社員の苦労話と乗り越え方を伝える「しくじり先生」、商談後に自己採点をする「ヤリキリスト」の三つの施策を行っています。
「ベストーク」自体は週1回なのですが、続けていく中で、みんなのアンプトークのログイン率が増えて、私が投稿した「ベストーク」以外のところでも、積極的にメンバーの録画を見に行ったりする場面が増えてきたのかなと思います。
参考になる人がいないと自分の何が課題になってるのかっていうのも分かりづらいと思うので、実際に見て比較した時に、「話者比率」や「速度」等に関しても自分は喋りすぎだったんだなみたいなことも分かると思いますし、具体的にどういう風な言い回しをしているのかというところをそのままスクリプトに落として、まず実践してみるというメンバーも生まれていたりします。
そのような「すぐにアクションに繋げる」ということが起こりました。
「しくじり先生」は、入社半年以内のメンバーが多かったなかで、入社1ヶ月目のメンバーに対して6カ月目ぐらいのメンバーが、何を苦労してどう乗り越えたのかっていうようなプレゼンをするのが始まりでした。
プレゼンをするだけでもよかったのですが、具体的なイメージがわかないとアクションに移しづらいこともあり、アンプトークから商談録画をもってきて、苦労ポイントとどう乗り越えたのか・乗り越えてどう変わったのかを比較して共有するものになりました。
特に商談の潮目が変わったと感じるポイントや、自身で振り返ってみてやり直したいと思うような部分にしおり機能で目印をつけることで商談当事者以外でも簡単に見ることができ疑似体験ができるようになりました。疑似体験することで行動変容にダイレクトに繋がりました。
「ヤリキリスト」は一本商談を終えるごとに、5点満点でその商談が何点だったのか自己採点をしているものです。その採点の中で、「事前に課題があったのか・課題ヒヤリングに課題があったのか・お客さんとの関係構築で課題があったのか・デモやからクロージングに課題があったのか」などを評価して自分の営業プロセスの中のどこに課題があるのかを特定しています。
それを持った上で、マネージャーにフィードバックをもらい、次の商談でそのフィードバックや課題が改善が行われているかを見ていくようになっています。
変わった部分で言うと、「メンバーの学習量」と「フィードバックの質」ですね。
「フィードバックの質」に関してですが、時間を掛けずとも質が高いフィードバックをできるようになりました。
今まででその商談に同席していたからできる“その場でどういう発言がこうだったから、こうした方が良かったよね”とか“ここであの切り返しをしたのが良かったよね”といった具体的なフィードバックができていました。しかし、その前提となる同席に割ける時間がない状況だったので、状況を共有した上でフィードバックすることが難しかったです。
アンプトークの「オートタグ機能」や「トピックラベル機能」があると、丸々商談を見ることなく、必要な箇所の10分を切り取ってフィードバックを同じようにすることができるようになりました。
「メンバーの学習量」は、先ほどベストークの箇所でもお話ししましたが、ベストーク以外でも積極的にメンバーの録画を見に行ったりする場面が増えてきています。
話した内容にも被りますが、営業マネージャーのレビュー工数を50%以上削減できた点だと思います。同席していなくても質の高いフィードバックもできるようになり、商談を見る時間も削減でき、生産性向上につながっています。
あとは3つの施策やアンプトークを用いたオンボーディングで育成体制を作っていけたことで、入社後のメンバーの立ち上がり時期の平均単価が上がっていっているので、育成に関しても成果が上がっています。
オンボーディングでは、アンプトークに溜まっている良い商談の動画見てもらうのに加えて、期間中の商談に関しては、もちろん営業企画が同席するといったサポートもしますが、アンプトークを通じて同席できなかったマネージャーからのフィードバックもできるようになり、よりフィードバックの数も質も上がっていってます。
その結果、商談で初受注するまでに平均3ヶ月程度だったオンボーディング期間が、1~2カ月になり、安定的に成果を出し続けられるようになりました。
「トピック分析」ですね。
競合比較のラベリングであったりとか、“電話でこのキーワードが出てきたら、こういう商談だから、これを参考にしよう”といった特定のトピックに基づいたラベリングまでできることに驚きました。
ここがもう少し使っていけるようになると、営業戦略や営業力強化にも活用できると思うので、今後取り組んでいきたいです。
あとは、一人当たりの商談の対応数を上げることと、平均単価を上げていきたいと思っています。そうすると、やはり一つの商談にかける時間を短縮したいので、アンプトークで商談の振り返りを効率的に行ったり、聞き逃した部分やお客様との商談中でまとめ切れなかった部分をアンプトークで振り返ってまとめたりなどができていけたらと思っています。
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